Algemene voorwaarden

Koa-AI is een handelsnaam van H.F.V. Works Shop, gevestigd aan Dr. Jan Schoutenlaan 4 A, 3145 SZ Maassluis, Nederland. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93226837. BTW-identificatienummer: NL005007925B89.

In deze voorwaarden bedoelen wij met “Koa-AI”, “wij”, of “ons” dit bedrijf. Met “klant” of “jij” bedoelen wij de natuurlijke persoon of rechtspersoon (handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf) die een abonnement afneemt. “Eindklant” betekent: de natuurlijke persoon die met de WhatsApp-bot van de klant communiceert.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen Koa-AI en de klant, inclusief alle abonnementen, configuratie-werkzaamheden en gebruik van de Koa-AI dienstverlening, alsmede op alle aanvullende of vervolgovereenkomsten. Door een abonnement af te nemen, accepteert de klant deze voorwaarden uitdrukkelijk en zonder voorbehoud.

Afwijkende voorwaarden van de klant — waaronder zijn eigen inkoop- of algemene voorwaarden — gelden uitsluitend wanneer Koa-AI deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

De rechtsverhouding tussen Koa-AI en de klant wordt beheerst door meerdere documenten. Bij onderlinge tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde, waarbij het eerder genoemde document prevaleert boven het later genoemde:

1. deze algemene voorwaarden;
2. de verwerkersovereenkomst (DPA);
3. de nummervoorwaarden, voor zover het uitsluitend het telefoonnummer betreft;
4. de Service Level Agreement (SLA);
5. de Acceptable Use Policy (AUP).

De privacyverklaring is informatief van aard en schept geen rechten of verplichtingen die afwijken van de hierboven genoemde documenten.

Koa-AI levert een AI-gedreven WhatsApp-klantenservice-oplossing voor kappers, beauty, wellness en hondentrimmers. De dienst omvat onder meer:

• Een gepersonaliseerde WhatsApp-bot die namens de klant antwoordt op vragen van eindklanten
• Configuratie op basis van door de klant aangeleverde gegevens (openingstijden, prijzen, FAQ, stem en toon)
• Doorschakeling naar de klant bij complexe vragen, klachten of bij lage zekerheid van het antwoord
• Toegang tot een klant-dashboard voor statistieken, agenda en beheer
• Ondersteuning via e-mail (info@koa-ai.nl), best effort tijdens werkdagen (ma–vr). Geen telefonische support, geen ticket-systeem.

Specifieke functionaliteit per abonnement is beschreven op koa-ai.nl/prijzen. Beschikbaarheid en uitvoering zijn nader gespecificeerd in onze SLA (zie koa-ai.nl/sla).

De door Koa-AI gegenereerde antwoorden komen tot stand met behulp van kunstmatige intelligentie (groot taalmodel) en zijn gebaseerd op de door de klant aangeleverde configuratie. AI-systemen kunnen onjuiste, onvolledige of onverwachte antwoorden produceren (“hallucinaties”).

De klant erkent en accepteert dat:

• Bot-antwoorden geen juridisch bindende toezeggingen vormen tenzij de klant deze zelf bevestigt;
• De klant verantwoordelijk blijft voor de inhoud, juistheid en rechtmatigheid van de informatie die de bot namens hem verspreidt;
• Het de plicht van de klant is zijn configuratie en handelwijze van de bot regelmatig te controleren en zo nodig bij te stellen via het dashboard;
• Koa-AI niet garandeert dat bot-antwoorden vrij zijn van fouten, bias of vooroordelen.

Conform de EU AI Act vermeldt Koa-AI in elke geautomatiseerde communicatie dat de eindklant met een AI-systeem communiceert.

• Abonnementen zijn beschikbaar in twee varianten: Pro (€69,99/mnd) en Premium (€109,99/mnd), met eenmalige setup-kosten van €24,99. Die setup-kosten worden in twee termijnen gefactureerd: €12,50 op de eerste factuur en €12,49 op de tweede. Maandelijkse facturatie. Alle bedragen zijn inclusief 21% BTW.
• Wie via de gratis proef start, krijgt 14 dagen proeftijd zonder verplichting. De 14 dagen starten zodra de bot LIVE staat. Bij een proefperiode pauzeert de dienst na afloop van de proeftijd tot een pakket wordt afgenomen; bij directe betaling via Stripe Checkout gaat het abonnement automatisch door op maandbasis.
• Betaling geschiedt via Stripe, met iDEAL of creditcard. Na een betaling met iDEAL lopen de volgende maanden via SEPA-incasso. Automatische betaling is verplicht voor periodieke abonnementen.
• Bij mislukte incasso wordt de klant geïnformeerd; bij niet-herstel binnen 14 dagen is Koa-AI gerechtigd de dienstverlening op te schorten en/of te beëindigen.
• Koa-AI mag prijzen jaarlijks indexeren conform de CBS-consumentenprijs-index en mag tarieven met inachtneming van een aankondigingstermijn van 30 dagen wijzigen. Klanten die niet akkoord gaan met de wijziging kunnen het abonnement vóór de ingangsdatum opzeggen.

• Abonnementen zijn maandelijks opzegbaar zonder opzegtermijn. Opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalperiode; reeds betaalde maandbedragen worden niet terugbetaald.
• Live-garantie. Komt de bot binnen 14 dagen na de eerste betaling niet live en werkend in gebruik door een oorzaak die bij Koa-AI ligt, dan restitueert Koa-AI de eenmalige setup-kosten en het eerste maandbedrag. De klant meldt dit binnen die 14 dagen per e-mail aan info@koa-ai.nl.
• De live-garantie geldt niet wanneer livegang uitblijft door omstandigheden bij de klant of bij derden — bijvoorbeeld het niet aanleveren van gevraagde gegevens, het niet goedkeuren van de WhatsApp-koppeling, het ontbreken van een zakelijk Meta-account, of een afwijzing of vertraging door Meta. Buiten deze garantie geldt de hoofdregel dat betaalde maandbedragen niet worden terugbetaald.
• Opzegging gebeurt via het Stripe-customer-portal in het klant-dashboard of per e-mail aan info@koa-ai.nl.
• Bij opzegging worden de persoonsgegevens van de klant en zijn eindklanten conform AVG en de DPA verwijderd; chatberichten worden binnen 90 dagen gewist of geanonimiseerd.
• Koa-AI behoudt zich het recht voor het abonnement met onmiddellijke ingang te beëindigen bij overtreding van de Acceptable Use Policy (zie koa-ai.nl/acceptable-use), zonder restitutie van reeds betaalde bedragen.

Na ontvangst van de ingevulde onboarding-vragenlijst en de succesvolle koppeling van het Meta WhatsApp Business-account streven wij naar spoedige oplevering. Er geldt geen fatale termijn; de daadwerkelijke oplevertijd is mede afhankelijk van Meta's eigen verificatie- en goedkeuringsprocessen (de duur daarvan bepaalt Meta), waarop Koa-AI geen invloed heeft.

De klant is verantwoordelijk voor:

• Het correct en volledig invullen van de onboarding-wizard;
• Het aanmaken van een Meta Business Account onder eigen KvK-registratie;
• Het aanleveren van een telefoonnummer dat niet in gebruik is bij WhatsApp, dan wel het — op eigen naam, al dan niet via bemiddeling door Koa-AI — afnemen van een zakelijk nummer bij een externe telecomaanbieder. Op die nummerovereenkomst zijn uitsluitend de voorwaarden van die aanbieder van toepassing; Koa-AI is daarbij geen partij. Wat er verder over het nummer is afgesproken — waaronder wie de abonnementskosten draagt — staat in de nummervoorwaarden.
• Het bij de koppeling verlenen van de benodigde toestemmingen aan de applicatie van Koa-AI binnen het eigen Meta-account;
• Het tijdig reageren op verzoeken om aanvullende informatie of bevestigingen.

Vertraging veroorzaakt door deze klant-zijdige stappen of door beoordelingsprocessen van Meta is niet toerekenbaar aan Koa-AI.

• De klant staat in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de aangeleverde informatie (openingstijden, prijzen, diensten, tone-of-voice, FAQ).
• De klant gebruikt de dienst niet voor onwettige doelen, spam, ongevraagde berichten in strijd met de Telecommunicatiewet, of activiteiten die de reputatie van Koa-AI of haar partners (Meta, Anthropic) kunnen schaden — zie de Acceptable Use Policy.
• De klant informeert zijn eindklanten dat hun gegevens worden verwerkt door een AI-assistent (conform AVG art. 13 en EU AI Act).
• De klant is uitsluitend verantwoordelijk voor afspraken, prijsopgaven, garanties en andere toezeggingen die de bot aan eindklanten doet op basis van zijn configuratie.
• Gebruikt de klant de check-in aan de balie, dan levert hij zelf de reviewlink aan en blijft hij verantwoordelijk voor de naleving van het beleid van Google over reviews, waaronder het verbod om een beloning te koppelen aan het achterlaten van een review. De review gaat over de onderneming van de klant; Koa-AI is daarbij geen partij en beoordeelt de inhoud niet.
• De klant draagt zorg voor adequate beveiliging van zijn dashboard- login en gebruikt geen gedeelde of zwakke wachtwoorden. Verlies of misbruik van inloggegevens is voor rekening van de klant.

De klant vrijwaart Koa-AI voor alle aanspraken van derden of eindklanten — met inbegrip van schadevergoedingen, boetes en redelijke kosten van juridische bijstand — die voortvloeien uit of verband houden met de configuratie, de content, de instructies of het gebruik van de dienst door de klant in strijd met deze voorwaarden of de Acceptable Use Policy.

Alle rechten op de software, modellen, prompts, configuratie-templates, dashboard-vormgeving en het merk Koa-AI berusten bij Koa-AI of haar licentiegevers. De klant verkrijgt voor de duur van het abonnement een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepbaar gebruiksrecht op de dienst.

De klant blijft eigenaar van zijn eigen bedrijfsgegevens en van chatberichten met zijn eindklanten. Koa-AI verwerkt deze gegevens uitsluitend voor het leveren van de dienst en zoals beschreven in de DPA.

Het is de klant niet toegestaan de dienst te reverse-engineeren, door te verkopen of beschikbaar te stellen aan derden, of te gebruiken voor het trainen van concurrerende AI-modellen.

Koa-AI levert de dienst met zorg, maar kan niet garanderen dat de dienst foutloos is of zonder onderbreking functioneert. De aansprakelijkheid van Koa-AI is — voor zover wettelijk toegestaan — uitdrukkelijk beperkt zoals hieronder bepaald.

Koa-AI is niet aansprakelijk voor:

• Schade veroorzaakt door onjuiste, onvolledige of verouderde informatie aangeleverd door de klant;
• Handelingen of beslissingen van eindklanten op basis van bot-antwoorden (afspraken, bestellingen, financiële verplichtingen);
• Onderbrekingen, vertragingen of fouten veroorzaakt door derde partijen, waaronder Meta WhatsApp, Anthropic, Stripe, Render, Vercel, Resend, internet-providers of andere infrastructuur;
• Onjuiste, onvolledige of bevooroordeelde antwoorden van de AI (zie artikel 4);
• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, omzetverlies, reputatieschade, of schade aan derden;
• Schade die het gevolg is van force majeure (zie artikel 11).

Bij het gebruik van WhatsApp Business gaat de klant tijdens de koppeling rechtstreeks akkoord met de voorwaarden en het berichtenbeleid van Meta; Koa-AI is bij die overeenkomst geen partij. Maatregelen van Meta — zoals het afwijzen of pauzeren van berichtsjablonen, het verlagen van verzendlimieten of het opschorten van een account — zijn niet aan Koa-AI toerekenbaar. De klant is zelf verantwoordelijk voor de vereiste toestemming (opt-in) van ontvangers conform het WhatsApp-beleid en de geldende wetgeving.

Aansprakelijkheidsbeperking:

De totale aansprakelijkheid van Koa-AI uit welken hoofde ook is per gebeurtenis (waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) en per kalenderjaar in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de klant in de 12 maanden voorafgaand aan de schade-veroorzakende gebeurtenis aan abonnementsbedragen daadwerkelijk aan Koa-AI heeft betaald, met een absoluut maximum van €5.000 per kalenderjaar. Deze beperking geldt ook ten aanzien van Koa-AI's werknemers, opdrachtnemers en ingeschakelde derden.

De aansprakelijkheidsbeperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Koa-AI of haar leidinggevenden.

Iedere vordering van de klant tegen Koa-AI vervalt door het enkele verloop van 12 maanden na het ontstaan van de vordering.

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet of niet tijdig nakomen van de overeenkomst indien dit het gevolg is van overmacht. Onder overmacht valt onder meer (niet-limitatief): storingen of onderbrekingen bij Meta WhatsApp, Anthropic, Stripe, Render, Vercel, Resend of andere derde partijen; cyber-aanvallen, DDoS, datalekken veroorzaakt door derden; overheidsmaatregelen; epidemieën; netwerkstoringen; gebrek aan elektriciteit; en oorlog of oproer.

Indien de overmacht-situatie langer dan 30 dagen voortduurt, is elke partij gerechtigd de overeenkomst schriftelijk te ontbinden zonder schadevergoeding.

Koa-AI treedt op als verwerker van persoonsgegevens namens de klant (verwerkingsverantwoordelijke). Conform AVG artikel 28 is integraal onderdeel van deze overeenkomst de verwerkersovereenkomst (DPA), beschikbaar op koa-ai.nl/verwerkersovereenkomst. Door acceptatie van deze voorwaarden bevestigt de klant ook de DPA. Zonder geldende DPA verwerkt Koa-AI geen persoonsgegevens van eindklanten.

Een actueel overzicht van sub-verwerkers is opgenomen in de DPA en op /verwerkersovereenkomst#subverwerkers. Wijzigingen in sub-verwerkers worden minimaal 14 dagen vooraf aangekondigd; bij bezwaar kan de klant het abonnement opzeggen.

Koa-AI streeft naar een beschikbaarheid van de dienst van minimaal 99,0% per kalendermaand voor beide pakketten, gemeten over 24/7 buiten gepland onderhoud. Onderbrekingen veroorzaakt door derden (zoals Meta, Anthropic, Stripe, Render of Vercel) en gepland onderhoud (aangekondigd via koa-ai.nl/status) tellen niet mee in de berekening. De volledige SLA is beschikbaar op koa-ai.nl/sla.

Geen service-credits of factuurkortingen. Bij het niet halen van de uptime-doelstelling worden geen service-credits of factuurkortingen verstrekt. Aansprakelijkheid is beperkt zoals omschreven in artikel 10. Schadevergoeding (waaronder gederfde omzet, gemiste klanten, reputatieschade of vervolgschade) is uitgesloten. Klanten kunnen het abonnement altijd maandelijks opzeggen — dit is de voornaamste remedie bij ontevredenheid.

Beide partijen behandelen bedrijfsgevoelige informatie die tijdens de samenwerking wordt uitgewisseld vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor het doel waarvoor ze is verstrekt. Deze verplichting blijft van kracht na beëindiging van de overeenkomst.

Indien Koa-AI of de klant kennis krijgt van een datalek waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, informeert de ontdekkende partij de andere binnen 24 uur na ontdekking. Koa-AI volgt voor eigen verwerkingen de wettelijke meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur conform AVG art. 33).

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Materiële wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail aan de klant aangekondigd. Indien de klant niet akkoord gaat met de wijziging, heeft de klant het recht het abonnement op te zeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als acceptatie.

Indien een of meer bepalingen van deze voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om de nietige of vernietigde bepaling te vervangen door een geldige bepaling die de strekking en het doel van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.

Op alle overeenkomsten tussen Koa-AI en de klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag wordt uitgesloten. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Komen partijen er niet uit, dan is bij uitsluiting de Rechtbank Rotterdam bevoegd, behoudens dwingendrechtelijke bevoegdheidsregels.

Voor vragen over deze voorwaarden kun je contact opnemen via info@koa-ai.nl of via de kanalen vermeld op koa-ai.nl.